El balance de sumas y saldos, también conocido como balance de comprobación, es un documento contable que refleja la relación entre las cuentas registradas en el diario contable y sus respectivos saldos en una fecha específica. Este balance es esencial para verificar la correcta contabilización de las transacciones durante un periodo determinado.
¿Para qué sirve un balance de sumas y saldos?
El principal objetivo del balance de sumas y saldos es asegurar que todos los asientos contables se han registrado correctamente. No es un documento que muestre la situación económica de la empresa, sino una herramienta de verificación interna para detectar posibles errores contables.
Elaboración del Balance de Sumas y Saldos
¿Cómo se hace un balance de sumas y saldos?
Para elaborar un balance de sumas y saldos, se debe:
- Listar todas las cuentas del libro mayor utilizadas durante el periodo.
- Registrar los saldos de cada cuenta en la columna correspondiente, «debe» o «haber», según si son deudoras o acreedoras.
- Comprobar la igualdad de saldos, asegurando que la suma de los saldos deudores coincida con la de los saldos acreedores.
Si las sumas no coinciden, esto indica la existencia de descuadres que deben ser corregidos.
¿Dónde realizar el balance de sumas y saldos?
Tradicionalmente, estos balances se realizaban en libros contables físicos. Con la digitalización, herramientas como Excel facilitaron este proceso, permitiendo modificaciones sin errores físicos. Hoy en día, el uso de programas de gestión contable, como billage, ofrece una solución eficiente y precisa para la elaboración y mantenimiento de estos balances, permitiendo exportar los datos en formatos como CSV o PDF para su revisión y presentación.
Consultar y Generar el Informe de Balance de Sumas y Saldos
Cómo consultar el informe:
- Acceder a la sección de Informes en tu software de gestión contable.
- Seleccionar «Balance de sumas y saldos».
- Elegir el período deseado para el informe.
- Configurar la visualización de valores, optando por mostrar solo el periodo seleccionado o incluir periodos anteriores.
- Examinar los detalles haciendo clic en los valores correspondientes, pudiendo acceder a informes detallados del libro mayor o de pérdidas y ganancias según corresponda.
Generar y exportar el informe:
Para guardar o imprimir el informe, selecciona «Exportar» y elige el formato preferido, ya sea CSV o PDF.
Contenidos y Verificación del Balance de Sumas y Saldos
Contenido del balance:
Un balance de sumas y saldos debe incluir:
- Nombre y razón social del negocio.
- Indicación de que se trata de un balance de sumas y saldos.
- Periodo o fecha del balance.
- Código o folio de cada cuenta contable.
- Nombre de cada cuenta.
- Saldos deudores y acreedores de cada cuenta.
Qué hacer si el balance no cuadra:
Si tras realizar el balance las columnas «debe» y «haber» no coinciden, es probable que haya errores en los asientos del Libro Diario. Los errores comunes incluyen:
- Omisión o repetición de cifras o cuentas.
- Registro incorrecto de cuentas (en el debe cuando debe estar en el haber, o viceversa).
- Inversión o alteración de números.
Para corregir estos errores, realiza una comprobación detallada de todos los movimientos registrados.
Conclusión
El balance de sumas y saldos es una herramienta crucial para la verificación y corrección de la contabilidad de una empresa. Su correcta elaboración y revisión aseguran la integridad de los registros contables, facilitando la detección y corrección de errores antes de la presentación de los estados financieros anuales. Con el avance de la tecnología, su elaboración se ha simplificado, permitiendo una gestión más eficiente y precisa de los registros contables.
