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Cómo gestionar correctamente las facturas de tus proveedores.

Uno de los principales problemas a los que se tienen que enfrentar día a día los empresarios españoles es la gestión de sus pagos a sus proveedores, labor consistente de todos los trámites financieros y administrativos derivados del contrato de compra de un bien o servicio, siendo estos necesarios para su realización y que pueden surgir desde el momento de compra hasta el pago del importe acordado.

Dicho trabajo suele consumir bastante tiempo y puede llegar ocasionar, incluso, la pérdida de un buen proveedor, que puede derivar en problemas más serios para tu empresa, con su consecuente pérdida de tiempo.

Si quieres aprender a gestionar tus pagos, así como saber aprovechar al máximo el marco legal que fija sus plazos, sigue leyendo.

Los plazos de pago: haz un uso inteligente de ellos

Como ya vimos en otro post sobre gestión de cobros, la ley española estipula como plazo máximo de pago 60 días naturales desde la recepción de la factura, siempre y cuando sea de mutuo acuerdo entre cobrador y pagador. En caso de tratarse de un negocio con una entidad pública, una empresa de productos perecederos o de no haberse pactado plazos, este límite de pago pasará a ser de 30 días naturales.

Nuestra recomendación es tratar de negociar con tus proveedores, para poder aplazar el pago lo máximo posible dentro de la  legalidad. De esta manera, podrás disfrutar del dinero durante un periodo más largo de tiempo, que podrá ser aprovechado para rentabilizarse mediante productos financieros, o para cualquier necesidad temporal que pueda tener tu empresa.

Eso sí, es de vital importancia ser consciente de estos plazos y cumplirlos de forma estricta, ya que, en caso de no lograrlo, es posible que nos toque pagar intereses de demora, derivando en un mayor gasto, y por tanto, menor rentabilidad, que podría haberse evitado con un mejor control de dichos pasivos.

Claves para gestionar los procesos de contratación y compra

Existen 3 claves principales para gestionar correctamente los procesos de contratación y compra de bienes y servicios: la planificación, la comparación y selección de proveedores y la evaluación del servicio prestado. 

A continuación, veremos las buenas prácticas necesarias para una correcta gestión de los mismos:

  • Fija una fecha para las compras: Es de vital importancia tratar de realizar las compras en la mejor fecha posible para la empresa. Esto creará una rutina que te ayudará a gestionar mucho mejor la recepción de dichos bienes o servicios, así como la futura gestión de sus pagos.
  • Elegir bien a tus proveedores: Compara, busca y habla con varios de ellos. Es importante que tus proveedores sean empresas fiables, eficaces y estables. Elegir un buen proveedor te ahorrará muchos quebraderos de cabeza en el futuro.
  • Revisa de forma recurrente tu relación con el proveedor: No te estanques, sigue buscando alternativas y compara las condiciones que tienes con tu proveedor actual. Además, trata de revisar que se están cumpliendo las condiciones acordadas con los proveedores, ya que de nada sirve negociar e invertir tiempo en una relación provechosa si luego el proveedor no cumple con lo acordado.

Buenas prácticas a la hora de fijar las condiciones de pago

  • Establece y acuerda con tu proveedor un día específico del mes para realizar los pagos: Te ayudará a controlar el gasto de tu empresa y a tener un mejor control de la contabilidad y la tesorería de la misma. Asimismo, esta práctica acabará generando hábito en la empresa, donde los trabajadores o responsables de los pagos a proveedores sabrán que ese día es el día de pago, y actuando en consecuencia.
  • Fija con tus proveedores una forma de pago determinada: Esto le dará una mayor seguridad y confianza en tu empresa y evitará futuras confusiones y problemas.

Es de vital importancia que exista una buena relación entre tu empresa y sus proveedores. La confianza es clave para que estas relaciones lleguen a buen puerto, por lo que recomendamos cumplir con lo acordado.

Si tienes alguna duda con la gestión de las facturas de tus proveedores, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En CCPYME’s somos expertos en gestión de pasivos, y podemos ayudarte a que los gestiones de la mejor manera posible.

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