La preparación y presentación de las cuentas anuales es una actividad obligatoria para la gran mayoría de empresas y negocios que operan dentro del territorio español. En este post vamos a analizar y listar una serie de pasos previos necesarios para la preparación de las cuentas anuales, así como una serie de datos relacionados que nos ayudarán a tener claros los siguientes pasos a realizar tras su preparación.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son una serie de documentos económicos y contables cuyo objetivo es ser un fiel reflejo de la situación económico-financiera y contable de la empresa. Deben mostrar toda la información de la misma durante el transcurso de todo el año fiscal, motivo por el cual se elaboran de manera periódica.
Del mismo modo deben depositarse de manera física o digital en el registro mercantil, pudiendo hacer frente a sanciones y multas en caso de no presentarlas dentro del plazo estipulado por la administración.
¿Qué documentos contables forman parte de las cuentas anuales?
A continuación, vamos a listar la serie de documentos contables básicos que deben formar parte de las cuentas anuales de tu empresa:
- PyG o cuenta de pérdidas y ganancias.
- Balance de situación de la empresa.
- El documento de la memoria contable.
Todos ellos son obligatorios y deben depositarse en el registro mercantil antes de la fecha límite estipulada.
¿Estoy obligado a presentar las cuentas anuales?
Una persona jurídica o empresa está obligada a presentar las cuentas anuales si:
- Es una sociedad limitada o S.L.
- Es una S.A. o sociedad anónima.
- Es una SGR o sociedad de garantía recíproca.
- Es una sociedad constituida como comanditaria por acciones.
Como puedes comprobar, los autónomos o empresarios individuales, así como otros tipos de sociedades no tienen la obligación de presentar las cuentas anuales o confeccionarlas, estando exentos de ello.
¿Cuál es el plazo para presentar las cuentas anuales?
Por norma general, las empresas cuentan con 3 meses que comienzan a contar a partir del cierre del periodo fiscal para elaborar sus cuentas anuales, teniendo que legalizarlas en los 4 meses posteriores al cierre, aprobándolas en junta general empresarial antes de la conclusión de los 6 meses posteriores al cierre.
Una vez las cuentas están elaboradas, legalizadas y aprobadas, estas deben presentarse y depositarse en el registro mercantil en el plazo de un mes desde su legalización.
¿Cómo tengo que preparar las cuentas para el año nuevo?
Teniendo en cuenta todo lo que hemos visto con anterioridad, lo primero de todo es asegurarnos de que nuestra empresa o nosotros como empresarios tenemos la obligación de confeccionar y presentar las cuentas anuales. En caso afirmativo, tendremos que seguir los siguientes pasos, si el cierre del año fiscal de nuestra empresa coincide con el natural:
- Elaborar y confeccionar todos los documentos contables antes del 31 de marzo.
- Legalizar los libros contables antes del 30 de abril.
- Celebración de una reunión general de la empresa para aprobar las cuentas anuales antes del 30 de junio.
- Presentación y depósito de las cuentas anuales y los documentos contables pertinentes antes del 30 de julio.
Recuerda que contar con la figura de un controller financiero externo ayudará a tu empresa a tener todos estos documentos listos, llevando un control de los plazos y de su presentación. Es la mejor manera de cumplir con las obligaciones fiscales de tu negocio, evitando de este modo las multas y sanciones que pueden poner en peligro la rentabilidad de tu empresa.
