El albarán es un documento mercantil fundamental que certifica la entrega o recepción de un producto o la prestación de un servicio entre distintas partes. Es crucial para asegurar que una transacción se ha completado de conformidad por ambas partes. Aunque justifica la existencia de la transacción y su recepción, no acredita el pago de la mercancía o el servicio prestado.
Un albarán es un documento mercantil que acredita la entrega del producto o servicio acordado, liberando al vendedor de cualquier problema que pueda surgir tras la entrega. Es esencial para demostrar la conformidad de ambas partes en la transacción. Generalmente, se emiten tres copias: una para el vendedor, otra para el comprador y una tercera para el transportista.
El albarán de entrega obliga legalmente a entregar una mercancía en las condiciones previamente establecidas. Si no se cumplen estas condiciones, el comprador puede reclamar la mercancía o cualquier incumplimiento de lo acordado. Un albarán firmado permite al vendedor exigir el pago de la factura en caso de morosidad.
¿Quiénes intervienen en un albarán?
- Vendedor: Genera y emite el albarán detallando las condiciones acordadas.
- Comprador: Debe revisar que la mercancía recibida esté en buen estado antes de firmar el documento.
- Transportista: Si aplica, controla los pedidos que recibe y garantiza la correcta entrega de la mercancía.
El vendedor, al emitir el albarán, recibe una copia firmada que confirma la entrega y las condiciones establecidas. El comprador debe asegurarse de que todo esté en orden antes de firmar, ya que esta firma será la prueba de conformidad. La empresa de transporte también debe garantizar que la mercancía se entregue en buen estado.
¿Qué sucede si firmamos el albarán y luego descubrimos un deterioro de la mercancía?
- Daños por la empresa de transporte: La firma del albarán libera a la empresa de transporte de responsabilidad. El comprador y el vendedor deben resolver el problema entre ellos.
- Fallos de fábrica: El comprador tiene 30 días para reclamar al vendedor con el albarán en mano.
Tipos de albaranes
- Albarán valorado: Incluye el precio individual de cada mercancía, descuentos, IVA y el valor total de la transacción. Es informativo y no tributario.
- Albarán sin valorar: Especifica la cantidad y descripción de la mercancía sin indicar su valor económico. Se utiliza como documento mercantil para dejar constancia de las operaciones comerciales.
Diferencias entre albarán y factura
El albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial, a diferencia de la factura, que justifica el pago de una operación comercial y tiene validez fiscal.
¿Cómo hacer un albarán paso por paso?
- Presupuesto o confirmación del pedido: Punto de partida para elaborar el albarán.
- Lista de productos: Incluye datos del comprador y vendedor.
- Información detallada: Número del albarán, fecha de emisión, datos del comprador y vendedor, especificación de los artículos, cantidad, referencia, y firma del receptor.
Información requerida en un albarán de entrega
En España, un albarán debe incluir:
- Número del albarán.
- Nombre o razón social del emisor y receptor, NIF y domicilio.
- Precio (si es un albarán valorado).
- Fecha de emisión.
- Lugar y fecha de entrega.
- Descripción del producto (cantidad y detalle).
- Firma del receptor.
Importancia legal del albarán
Un albarán tiene un valor legal distinto al de una factura. Sirve como documento legal en caso de reclamaciones y permite al proveedor controlar la salida de existencias. Para el cliente, es una prueba de compra y recepción.
Conservación de albaranes
Aunque los albaranes son opcionales, es importante guardarlos junto a su correspondiente factura, especialmente si la factura hace referencia al albarán.
Conclusión
El albarán es un documento clave en las operaciones comerciales para certificar que un pedido ha sido entregado. Aunque no sustituye a la factura, es complementario y esencial para la correcta gestión y control de las transacciones comerciales.
