El libro mayor es un registro contable fundamental que recopila y clasifica todas las transacciones económicas de una empresa. Cada cuenta en el libro mayor refleja el saldo y los movimientos de un componente específico del patrimonio de la empresa, tales como activos, pasivos, ingresos y gastos.
Diferencia entre Libro Mayor y Libro Diario
Aunque el libro diario y el libro mayor son componentes esenciales de la contabilidad, tienen propósitos distintos:
- Libro Mayor: Clasifica las transacciones en cuentas específicas, permitiendo un análisis detallado de cada componente del patrimonio.
- Libro Diario: Registra todas las transacciones financieras en orden cronológico, sin clasificarlas en cuentas contables específicas.
Ambos registros son complementarios e imprescindibles para la confección de las cuentas anuales de una empresa.
¿Es Obligatorio el Libro Mayor?
En muchos países, el libro mayor no es obligatorio. En España, por ejemplo, su uso es voluntario, a diferencia del libro diario, cuya actualización es obligatoria según el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, que publica el Código de Comercio.
Estructura del Libro Mayor
El libro mayor proporciona una visión clara y ordenada de la contabilidad de una empresa. Cada página está dedicada a una cuenta contable diferente. La estructura típica incluye:
- Nombre de la Cuenta: Un nombre descriptivo, como «Caja» o «Ingresos por Ventas».
- Número de Cuenta: Un número único para cada cuenta, que ayuda a organizar y referenciar rápidamente. Por ejemplo, la tesorería pertenece al subgrupo 57.
- Descripción: Detalla la naturaleza de cada transacción (venta, compra, pago recibido, etc.).
- Fecha: La fecha de cada transacción.
- Saldo: Muestra el valor neto de la cuenta después de cada transacción, proporcionando información sobre la posición financiera actual de esa cuenta.
- Débito/Crédito: Registra los valores monetarios de las transacciones. En la contabilidad de doble entrada, cada transacción afecta al menos dos cuentas, registrándose en una como débito y en la otra como crédito.
- Referencia: Vincula la entrada del libro mayor con el documento fuente o con la entrada correspondiente en el libro diario.
Finalidad del Libro Mayor
La principal finalidad del libro mayor es conocer el saldo de cada cuenta por las operaciones registradas en todo momento. Es una herramienta vital tanto a nivel interno como externo, demostrando la claridad de la contabilidad de la empresa.
¿Cómo se Utiliza el Libro Mayor?
Para registrar los asientos en el libro mayor se usa el sistema de partida doble. Las cuentas se representan en forma de «T», con el lado izquierdo denominado «Debe» y el derecho «Haber». Los pasos son:
- Fecha: Introducir la fecha de la operación.
- Concepto: Identificar el motivo de la transacción.
- Debe/Haber: Registrar los importes correspondientes en las columnas de débito o crédito.
- Saldo: Calcular y registrar el saldo de la cuenta después de cada transacción.
Funciones del Libro Mayor
- Organización: Mantiene ordenada la información sobre los bienes y obligaciones de la empresa.
- Control: Monitoriza los cargos y abonos recogidos en el libro diario.
- Información: Proporciona detalles sobre las cantidades de los cargos y abonos de las operaciones realizadas.
En resumen, el libro mayor es una herramienta esencial para la gestión contable de una empresa, proporcionando claridad y detalle en el seguimiento de las transacciones financieras. Su uso, aunque no obligatorio en muchos lugares, es una práctica recomendada para mantener una contabilidad ordenada y transparente.
