Los libros contables son documentos esenciales que permiten a empresas y autónomos llevar una contabilidad ordenada y seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles. Estos registros sistemáticos y organizados de todas las transacciones financieras de una entidad facilitan el seguimiento preciso de su situación financiera.
Tipos de libros contables
Obligatorios
- Libro Diario:
- Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
- Permite anotaciones conjuntas por períodos no superiores al trimestre si se detallan en otros registros.
- Incluye la fecha, descripción de la transacción, cuentas afectadas y montos.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
- Se abre con el balance inicial detallado de la empresa.
- Incluye balances trimestrales de comprobación, inventarios de cierre y cuentas anuales.
- Documentos reflejados: Balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.
Voluntarios
- Libro Mayor:
- Refleja las operaciones registradas en el Libro Diario durante un ejercicio económico.
- Permite conocer el saldo de cada cuenta de la empresa a través de los asientos contabilizados.
- Libros Auxiliares:
- Libro de Caja: Contabiliza el flujo de caja.
- Libro Auxiliar de Caja Columnado: Registra movimientos de efectivo y sus cuentas origen.
- Libro de Cuentas Corrientes Bancarias: Anota movimientos en cuentas corrientes.
- Libro de Clientes: Detalla operaciones con clientes y saldos finales.
- Libro de Proveedores: Registra operaciones y pagos a proveedores.
Legalización y normativa
- Legalización:
- Antes de su uso, los libros contables deben ser llevados al Registro Mercantil para su legalización.
- La diligencia y el sello del Registro en todas las hojas evitan modificaciones futuras.
- Normativa aplicable:
- Código de Comercio: Regula la llevanza y legalización de los libros contables.
- Ley del Impuesto de Sociedades (LIS), IRPF y Ley del IVA: Determinan la obligatoriedad según la naturaleza de la empresa.
Obligaciones y conservación
- Personas obligadas:
- Empresas con personalidad jurídica, empresas no mercantiles en estimación directa, y autónomos en estimación directa normal.
- Autónomos en régimen de módulos y estimación directa simplificada no tienen obligación de llevar libros contables, pero deben guardar facturas y registros de ventas e ingresos.
- Conservación:
- Los libros contables y demás documentación deben conservarse durante seis años a partir del último asiento realizado.
Importancia y uso
- Análisis y toma de decisiones:
- Los libros contables proporcionan información crucial para analizar la situación financiera de la empresa.
- Ayudan en la planificación de estrategias futuras para optimizar beneficios.
- Cumplimiento legal:
- Garantizan el cumplimiento de obligaciones fiscales y normativas.
- Facilitan auditorías internas y externas.
En resumen, los libros contables son herramientas fundamentales para la gestión eficiente y transparente de las finanzas empresariales, permitiendo un control riguroso y cumplimiento de las obligaciones legales.
