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Herramientas útiles para gestionar el pago a proveedores

¿Alguna vez has tenido problemas gestionando los pagos con los proveedores de tu negocio? ¿Te ha tocado pagar intereses de demora o has tenido que pasar por malos tragos debido a un retraso en el pago a algún partner de tu empresa?

Gestionar un negocio no es cosa fácil, y es muy común que se olviden o pasen algunas fechas o momentos clave. No obstante, nuestro objetivo como gestores reside en solucionar dicha problemática, y que esos errores se conviertan en anécdotas del pasado.

Si quieres aprender 6 consejos y herramientas clave para gestionar perfectamente los pagos a proveedores de tu empresa, no te pierdas este post.

6 consejos y herramientas para gestionar los pagos a proveedores:

Negocia y comunícate con tus proveedores.

Puede resultar algo genérico, pero podemos aumentar el plazo de días para el que disponemos para el pago previa negociación con nuestros proveedores. Debemos establecer una relación cordial con los mismos, que nos permita tener una buenas condiciones dentro de la legalidad vigente.

De la mano de la negociación, viene la comunicación. Establecer una relación con los responsables de las empresas con las que colaboramos puede llegar a suponer una gran ventaja, que nos ahorrará sustos y problemas en el futuro. Dicha relación cordial puede llegar a ayudarnos a reestructurar deuda y plazos de pago con los proveedores, comunicando siempre el motivo para ello y transmitiendo el problema que lo ocasiona.

Utiliza software de gestión.

Busca implementar un CRM en tu empresa que te permita gestionar y registrar todos tus pagos pendientes. La automatización de dichos procesos de la mano de un software de gestión te ayudará sobremanera a que no se te vuelva a pasar ningún plazo, pudiendo llegar a automatizar los pagos, ahorrando tiempo y procesos que de otro modo tendría que hacer el responsable de pagos.

Usa las herramientas que proporciona el banco.

Efectivamente, también puedes utilizar los productos bancarios que hay al efecto. Por ejemplo, un producto que se ha extendido mucho últimamente es el Confirming Pronto Pago. Es una herramienta con la cual emites una orden pago a un proveedor en una fecha determinada, el banco realiza el pago al proveedor en tu nombre y el propio banco te cobra a ti las facturas pagadas en un plazo de hasta 90 días.

Por explicarlo de forma más concreta: Un proveedor manda una factura a pagar a 60 días. Llegado dicho plazo, se emite una orden y dicho proveedor cobra la factura. Al haberlo pagado a través de la herramienta Confirming Pronto Pago, se disponen de otros 90 días hasta que haya que pagarla al banco. Así pues, sumando días, el plazo real sería de 150, o 5 meses. Esto te permite organizar tu propio calendario de pagos e irlo adaptando a tus necesidades, con lo cual es sumamente útil.

Mantén en orden tus facturas y justificantes de pago.

Se cuente con un software de gestión o no, es de vital importancia que se mantenga un orden lógico de todas las facturas y justificantes de los pagos en los que incurra el negocio. Ya no solo por obligaciones fiscales o contables, sino por facilitar futuras tareas relacionadas con pagos de la empresa. Nuestro departamento administrativo y/o contable debe ser siempre conocedor de dichas facturas y gastos.

Incluye todos los gastos y conciencia a los miembros de tu empresa.

Dejando de lado que es de vital importancia llevar un férreo control y conocimiento de todos los gastos en los que incurre tu empresa, es necesario realizar una labor de evangelización dentro de la misma. Todos los trabajadores deben ser conscientes de que cualquier gasto que deba pagar la empresa, debe tener su justificante y factura, y en caso de dejarse a deber, deben comunicarlo al departamento responsable. Llevar un correcto control y gestión de los gastos es responsabilidad de todos los miembros de la empresa.

Cuenta con la ayuda de consultoras o consultorías expertas en la materia.

A parte de tener en cuenta estos 5 consejos y trucos, no olvides que siempre puedes contar con la ayuda de profesionales. En CCPYME’s somos expertos en materia contable y contamos con los mejores profesionales en materia de control de gastos empresariales. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o quieres conocer nuestros servicios de gestión de proveedores.

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