Si estás leyendo este post, lo más probable es que te suenen los conceptos de cuadro de mando y de KPIs. Es común haberlos oído en alguna ocasión, pero ¿realmente somos conscientes de lo importantes que son, y cómo pueden ayudarnos a llevar una correcta gestión y seguimiento de nuestros negocios?
En este post explicaremos el concepto de cuadro de mando y para qué sirve, así como una serie de recomendaciones sobre los puntos más importantes que debe incluir todo cuadro de mando que se precie. Del mismo modo, arrojaremos un poco de luz sobre el concepto de los KPIs, dejándolo claro de una vez por todas.
¿Qué es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando o dashboard, es una herramienta que suele implementarse a través de un programa informático y que permite que seamos conscientes de la situación de nuestra empresa de un rápido vistazo, a través de la exposición de una serie de indicadores o métricas que habremos configurado anteriormente. Estos últimos son los llamados KPIs.
Estos cuadros son muy útiles para la empresa, ya que van a facilitar muchísimo la generación de informes que nos ayuden a tomar decisiones de forma más ágil, rápida y precisa, pues dispondremos de mucha más información de una forma más accesible y fácil de entender, lo que disminuirá la posibilidad de tomar una decisión equivocada.
¿Qué debe tener un buen cuadro de mando?
Ya que hemos dejado claro el concepto de cuadro de mando, vamos a comentar las principales características que estos deben cumplir:
- Claro y conciso.
El cuadro de mando debe mostrar la información en un formato intuitivo, visual y fácil de entender, que pueda adaptarse a distintos usuarios en función de las necesidades de la empresa. A fin de cuentas, esta es una herramienta que no solo debería poder ser utilizada por expertos en el campo.
- Que aporte de valor a la empresa.
Todos los indicadores que nos muestre el cuadro deben aportar valor al usuario, para que dicho cuadro le ayude a desempeñar mejor su función dentro de la empresa y, en definitiva, para que logre aportar una ventaja competitiva en la toma de decisiones y manejo de información frente a otras empresas.
- KPIs flexibles y adaptables.
Para lograr los anteriores objetivos, el cuadro debe mostrar los indicadores de forma óptima, que sean de fácil lectura y comprensión. Si bien un buen formato ayuda, lo realmente importante es que el contenido sea de calidad y que estén bien configurados, de tal forma que estos siempre puedan adaptarse a las necesidades de la empresa.
¿Qué son los KPIs y para qué sirven?
KPI es un acrónimo de la expresión inglesa de “Key Performance Indicator”, que se traduciría al español como “indicador clave de rendimiento”. Estos indicadores son unos medidores que nos ayudan a evaluar la situación actual de los diversos procesos y actividades de nuestra empresa. Además, son completamente personalizables, y parte de nuestro trabajo consiste en dilucidar cuáles van a ser los más útiles para nuestra empresa.
Como pequeño ejemplo, podemos ver que existen indicadores de finanzas, como los famosos ROI o Cash Flow, indicadores de producción, logísticos, de calidad… Son muy flexibles y podemos implementar todos los que consideremos de utilidad en nuestro cuadro de mando.
Todas estas métricas tienen un gran valor, ya que van a ser claves a la hora de analizar datos pasados, para poder medir de forma correcta la situación presente y, en consecuencia, tomar las mejores decisiones de cara al futuro.
Como norma general, los KPIs deben obedecer las siguientes normas básicas:
- Deben ser objetivos.
Esto se suele conseguir con la utilización de números, ya sea directos o producto de una fórmula, pero deben medir de forma objetiva, eso es imprescindible.
- Tiene que ser de utilidad para la empresa.
Debemos esforzarnos en configurar y elegir de forma correcta los mejores KPIs para nuestros negocios, ya que todos ellos deben aportar valor a nuestra empresa.
- Accesibles y concisos.
En un principio puede resultar muy obvio, pero los datos que nos mostrarán nuestros indicadores deben ser accesibles y mostrarse de una forma clara y concisa. De nada sirve armar un medidor de visitas orgánicas de Google en mi sitio web, si no tengo instalado el plugin de analytics que nos permite ver dichos datos.
- Deben seguir una estrategia marcada con objetivos.
Todos estos indicadores tienen que recoger datos acordes a la estrategia y metas de nuestro negocio. Esto lo podremos medir con un seguimiento de hitos y mini hitos, que nos ayuden a seguir de forma correcta si estamos cumpliendo objetivos como empresa, tanto de forma específica como global.
- Tienen que estar actualizados y ayudar en la toma de decisiones.
Los indicadores deben actualizarse de forma periódica, así como guardar un registro del histórico de los mismos. Esto nos ayudará a disponer siempre de la mejor información, tanto presente como pasada, para poder tener en cuenta nuestros anteriores pasos y dirigir correctamente los próximos.
Algunos ejemplos de KPIs
Para dejarlo claro, vamos a listar a continuación una serie de KPIs, con el objetivo de disipar cualquier tipo de duda que haya podido quedar:
- Coste por click en una campaña PPC en Google ads.
- Número de suscriptores del Newsletter de nuestro portal web.
- Número de ventas realizadas a través de una nueva landing page.
- Gasto medio por cliente en nuestra tienda.
- Coste medio de adquisición de nuevos clientes.
- Volumen de usuarios que han visitado nuestra web de forma orgánica en el último mes.
- Número de devoluciones cada 1000 ventas.
- Número de unidades defectuosas por cada millón producidas.
- ROI o retorno sobre la inversión realizada por nuestra empresa.
- Cash Flow o flujos de efectivo.
- Tiempo medio de duración de llamada en el servicio de atención al cliente.
- Puntuación de la valoración media de nuestro servicio de atención al cliente.
- La cuota de mercado de nuestra empresa en el sector en el que trabaja.
- Número de incidentes o accidentes laborales en los últimos 90 días.
Estos serían los conceptos más importantes a la hora de comprender qué es un cuadro de mando, qué son los indicadores claves de rendimiento (KPIs) y qué es lo que tendríamos que tener en cuenta a la hora de aplicarlos a nuestro negocio.
Pese a que desde CCPYME’S recomendamos encarecidamente que sean implementados, queremos dejar claro que no existe un cuadro de control con unos KPIs perfectos, pero sí que existe la posibilidad de poder diseñar el cuadro de control que mejor se adapte a tus necesidades; un cuadro de control bien optimizado va a aportar mucho valor a tu empresa.
Del mismo modo, la decisión de utilizarlos siempre tiene que sopesarse y ser tomada teniendo en cuenta la situación y todas las variables que puedan afectar al negocio en el momento.
