Una de las tareas más realizadas por las empresas que operan en España es la emisión de facturas. Dicha emisión, nos permite generar un documento que recoge toda la información relevante respecto a nuestra actividad económica, ya sea la venta de un bien o la prestación de un servicio, y los datos que esta debe reflejar están fijados y marcados por parte de la AEAT.
Uno de esos datos que deben ir reflejados dentro de las facturas, más allá de los datos, nombre, dirección y CIF del emisor y del receptor, es el número de la misma, que debe rellenar el campo de “ID factura”.
En este texto vamos a hablar sobre la importancia de la numeración de las facturas, el papel de dicha numeración dentro de la misma y las recomendaciones por parte de la AEAT sobre cómo numerarlas.
¿Qué es la serie de la factura?
La serie de la factura es la base sobre la que se generan los números de las mismas. En primer lugar, es importante explicar que una buena práctica para las empresas es generar una serie única para cada año fiscal, cambiándola en cuanto éste termine. De este modo, todas las facturas emitidas en el mismo año fiscal, tendrán la misma serie en su número, ayudándonos de este modo a diferenciarlas mejor.
Si bien las series son algo completamente personal y subjetivo, que varía y cambia dependiendo de cada empresa, normalmente se suelen utilizar series de letras y números que nos den información sobre el documento. Por ejemplo, una serie que comience con AB2019/1000, suele referirse a una factura de abono del año fiscal de 2019. Del mismo modo, una factura cuya serie sea FAC2020/0001, se refiere a una factura normal del año fiscal de 2020.
¿Qué es el número de la factura?
El número de la factura no es otra cosa que el serial de números que precede a la serie de la misma, que debe ser único para cada factura, y que, aparte de aportarnos una serie de datos sobre la factura, nos ayudará a identificarla entre el resto.
Como norma general, el número de la factura podrá contar con serie de cifras, que pueden combinarse de ser necesario. Es importante tener en cuenta que las combinaciones deben ser únicas para cada una de ellas y siempre correlativas entre sí, ya que no deben existir dos facturas con la misma numeración.
Por otro lado, algunos de los números que utilicemos pueden llegar a brindar información como la zona geográfica de la empresa que la ha emitido, o incluso información organizacional de la empresa emisora o receptora.
Por ejemplo, una factura con un número 3000, como FAC2013/3000, puede referirse a la primera factura emitida del departamento “3” de nuestra empresa, que puede ser, por ejemplo, el de recursos humanos.
Clasificar los números de las facturas haciendo uso de estos recursos nos ayudará a entenderlas mejor.
¿Y el carácter separador?
Si hablamos del carácter de separación y del número posterior, la AEAT especifica que es necesario un símbolo separador para diferenciar la serie del número. Se puede utilizar el que más nos guste, pero la propia agencia tributaria recomienda el uso del guión medio “-”, el guión bajo “_”, la barra inclinada normal “/” o el punto “.”.
Entonces, ¿qué tengo que hacer para numerar las facturas correctamente?
Aparte de todo lo mencionado anteriormente en este post, la AEAT hace las siguientes recomendaciones respecto a la numeración correcta de las facturas:
- Podemos utilizar cualquier cifra o letra del abecedario, exceptuando la “O”, la “Ñ”, la “W” o las letras minúsculas.
- El espacio en blanco solo debe ser utilizado de forma simple, con un carácter, nunca más de uno.
- Los carácteres especiales recomendados son los siguientes: “-”,”_”,”/” y “.”.
- Si el ID de la factura incluye una serie, se recomienda que esta vaya en primer lugar, seguida del número de la factura y separados con uno de los separadores recomendados.
- Es recomendable no comenzar el ID de la factura con un espacio en blanco.
En CCPYME’s podemos ayudarte
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